Angebotsübermittlung im elektronischen Vergabeverfahren

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Liegt im Vergabeverfahren bei Angebotsabgabe über eine Vergabeplattform ein Kommunikationshindernis vor und wird zur Fristwahrung auf andere Weise (hier per unverschlüsselter E-Mail) ein Angebot abgegeben, ist dieses zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen.

Das hat das OLG Karlsruhe mit Beschluss vom 17.03.2016 (Az. 15 Verg 2/17) entschieden.

In einem Vergabeverfahren über Bauleistungen ließ die Vergabestelle die Einreichung von Angeboten ausschließlich elektronisch über eine an das Internet angebundene Plattform zu. Zwei Tage vor Angebotsschluss machte der Bieter einen „Testlauf“ zur Angebotsabgabe. Hier funktionierte noch alles einwandfrei. Aus Gründen, die allein aus der Sphäre der Vergabestelle stammten war am Tag des Angebotsschlusses keine Übermittlung des Angebots möglich. Weder durch die Fehlerrückmeldung des Servers noch durch Anruf bei der Hotline des Plattformanbieters konnte das Problem gelöst werden. Kurz vor Angebotsschluss schickte der Bieter sein Angebot per unverschlüsselter E-Mail an die Vergabestelle. Die Übertragung an die Plattform gelang erst einige Stunden nach Verstreichen der Abgabefrist, nachdem sich eine übergeordnete Serviceebene des Plattformanbieters eingeschaltet hatte. Die Vergabestelle wollte das Angebot des Bieters berücksichtigen, da es das günstigste war. Dagegen wendete sich der zweitplatzierte Bieter. Während die Vergabekammer Baden-Württemberg (Beschluss vom 30.12.2016 – 1 VK 51/16) noch im Sinne des Bieters entschieden hatte, gab der Vergabesenat des OLG Karlsruhe dem zweitplatzierten Bieter auf dessen Beschwerde hin recht.

Im Falle von technischen Übermittlungsproblemen bei der Angebotsabgabe sollten Bieter überaus vorsichtig sein: Die Vergabestelle sollte auf etwaige Übermittlungsschwierigkeiten aufmerksam gemacht werden und um Fristverlängerung gebeten werden. Das Angebot sollte zur bloßen Fristwahrung grundsätzlich nicht auf anderem Wege an die Vergabestelle übermittelt werden. Dies birgt – wie der Fall zeigt – erhebliche Risiken und ist lediglich dann sinnvoll, wenn das Angebot ausreichend verschlüsselt ist (im vorliegenden Fall hätte eine verschlüsselte E-Mail genügt).