Pflicht zur Information bei Änderung der Vergabeunterlagen im elektronischen Vergabeverfahren

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Die Vergabekammer Südbayern hat sich zu den Benachrichtigungspflichten des Auftraggebers im Rahmen des elektronischen Vergabeverfahrens (sog. E-Vergabe) geäußert und eine grundsätzliche Informationspflicht bejaht (VK Südbayern, Beschluss vom 17.10.2016 – Az. Z3-3-3194-1-36-09/16).

Laut diesem Beschluss sind bei elektronischer Durchführung eines Vergabeverfahrens auf einer Vergabeplattform registrierte Bieter über Änderungen an den Vergabeunterlagen zumindest dann gesondert (regelmäßig per E-Mail) zu informieren, wenn die konkrete Gefahr besteht, dass sie Änderungen, die lediglich auf die Plattform eingestellt werden, nicht zur Kenntnis nehmen, weil sie beispielsweise bereits ihren Teilnahmeantrag oder ihr Angebot hochgeladen haben oder die Änderungsmitteilung irreführend war. Lediglich Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob die öffentlichen Auftraggeber Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben.

Unternehmen, die an einem elektronischen Vergabeverfahren teilnehmen, ist daher zu raten, sich im Rahmen des elektronischen Vergabeverfahrens freiwillig zu registrieren. Dies bietet den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert werden. Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich dagegen selbstständig informieren. Nur in diesem Fall ist eine „Holschuld“ anzunehmen und die (nicht registrierten) Unternehmen tragen insoweit das Risiko, dass sie von Änderungen keine Kenntnis erlangen. Bei Registrierung ist der Auftraggeber in der „Bringschuld“. Diese Sichtweise entspricht im Übrigen der Begründung der Vergaberechtsmodernisierungsverordnung (BR-Drs 87/16, S. 164), auf welche sich auch die vorliegende Entscheidung ausdrücklich bezieht.